WBE-LEDENADMINISTRATIE

Een van de zaken waar WBE's mee te maken krijgen is het voeren van een professionele ledenadministratie en de daarbij behorende inning van contributiegelden, jachthuur of andere bijdragen. Dit kan, met name voor de wat grotere wbe's, al snel een aardige administratieve werkdruk met zich meebrengen. Al naar gelang de eigen mogelijkheden of wensen van de wbe kunnen wij onze ondersteuning op dit vlak aanbieden. Uitgangspunt blijft uw eigen software en uw eigen administratie en ondersteuning of volledige uitbesteding op basis van maatwerkafspraken. 

De werkzaamheden die we in het kader van deze afspraken kunnen doen zijn bijvoorbeeld: jaarlijks aanmaken contributiefacturen, verzenden aan leden (digitaal of papier), innen en administreren contributiegelden, doorstorten contributiegelden naar wbe, verzenden WBE-leden Voordeelpas naar leden wbe.

Wij verzorgen dit op basis van onze eigen kantoorautomatisering. Desgewenst kunnen wij dit ook verzorgen op uw eigen software, op uw lokatie en met gebruik van uw eigen huisstijl en (digitaal) briefpapier.

Onze inzet is en blijft om u als bestuur van een wbe, werk concreet uit handen nemen zodat u daar ook het meest of het best mee geholpen bent! Wij passen onze dienstverlening daar graag op aan!

Ledenadministratie en de AVG

Wanneer het gaat over persoongegevens, komt ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om de hoek kijken. De bescherming van de persoonlijke gegevens van de leden van uw wbe staat daarin centraal. Vandaar dat wij alle afspraken die we maken met een wbe rond ledenadministraties, vastleggen in een zogenaamde Verwerkersovereenkomst zoals beschreven in deze AVG. Hierin leggen we vast dat de wbe als Verwerkingsveranwoordelijke, ten alle tijden eigenaar is en blijft van alle informatie en persoonsgegevens. Op basis van die afspraken zal Jachtbedrijf Nederland functioneren als tijdelijke administratief ondersteuner van de wbe om die opdracht uit te voeren die door de wbe aan ons gegeven wordt. UW gegevens worden dus enkel voor die opdracht gebruikt en zijn en blijven dus altijd veilig!

Ledenadministratie en de inning van contributie- en andere bijdragen 

Jachtbedrijf Nederland kan voor u het volledige proces van inning van de contributie- en andere bijdragen bij de leden van de wbe verzorgen, inclusief eventuele incasso. Wij doen dit correct, zakelijk en uiteraard geheel conform uw eigen huishoudelijk reglement en statuten. De correspondentie die hiervoor nodig is nemen wij van A tot Z van u over. Jachtbedrijf Nederland beschikt voor deze dienst over de speciaal hiervoor opgerichte Stichting Beheer Derdengelden Jachtbedrijf Nederland met een eigen derdengelden rekening zodat uw contributiegelden altijd veilig zijn!

Ledenadministratie en de WBE-leden Voordeelpas

Een van de mogelijkheden wanneer wij voor u uw ledenadministratie geheel of gedeeltelijk verzorgen, is dat wij uw leden ook elk jaar de door ons ontwikkelde en volledige gepersonaliseerde WBE-leden Voordeelpas toesturen. Met deze WBE-leden Voordeelpas kunnen uw leden het lidmaatschap van uw WBE aantonen èn meteen een aantal leuke, aantrekkelijke aanbiedingen krijgen bij diverse jachtgerelateerde bedrijven! Zoals u weet is het verplichte lidmaatschap van de WBE een van de voorschriften die de Wet Natuurbescherming heeft gesteld aan jachthouders. Dit lidmaatschap dient bij controle in het veld desgevraagd getoond te worden en is daarnaast voor jachthouders nodig bij het aanvragen/verlengen van Omgevingsvergunning Jachtgeweeractiviteit (kortweg; uw jachtakte).

De WBE-leden Voordeelpas wordt door ons voorzien van de volledige naam van uw lid, zijn of haar adres, een lidnummer, de periode van lidmaatschap (1-4-2024 t/m 31-3-2025) en de naam en het nummer van uw wbe. Wij sturen deze WBE-leden Voordeelpas desgewenst rechtstreeks naar uw leden zodat u ook geen omkijken meer heeft naar de lidmaatschapsbewijzen. Neemt u de WBE-leden Voordeelpassen af in combinatie met het door ons laten verzorgen van de inning van de contributie gelden, dan krijgt u bovendien een aantrekkelijke combinatiekorting!

De WBE-leden Voordeelpas 

De WBE-leden Voordeelpas is een doorontwikkeling van onze WBE ledenpas. In eerste instantie was deze ontwikkeld als praktisch en professioneel alternatief voor de verschillende lidmaatschapsbewijzen die door wbe's verstrekt worden. Met ingang van het nieuwe jachtjaar 1-4-2021 is de WBE-ledenpas uitgebreid en gekoppeld aan een zeer divers, ruim en aantrekkelijk pakket aan kortingen en exclusieve aanbiedingen bij diverse jachtgerelateerde bedrijven. Kijk voor meer informatie over deze aanbiedingen op deze pagina. 

De WBE-leden Voordeelpas biedt een aantal interessant voordelen voor een wbe:

• De combinatie van lidmaatschapsbewijs met een voordeelpas.
• Administratieve lastenverlichting door het niet meer zelf te hoeven verzorgen van een lidmaatschapsbewijs
• De mogelijkheid om meer waarde toe te voegen aan het verplichte lidmaatschap van uw wbe. Uw leden krijgen meer waar voor hun (contributie-)geld!
• Een kans om de leden van uw wbe op persoonlijke basis een leuk alternatief te bieden voor de door COVID-19 maatregelen gemiste gezamenlijke activiteiten. 

Om dit ook voor uw wbe te kunnen verzorgen hebben wij enkel van u een actueel bestand van uw leden nodig. 

De voordelen van uitbesteding van uw ledenadministratie voor u op een rijtje:

• De volledige inning van contributiegelden en bijhorende correspondentie professioneel, zakelijk en accuraat uitbesteed.
• Opgezet volgens eigen huishoudelijk reglement en statuten.
• Jaarlijkse gepersonaliseerde WBE-leden Voordeelpas.
• Veilig betalingsverkeer via Stichting Beheer Derdengelden Jachtbedrijf Nederland.
• Nooit meer uw leden achter de jagersbroek zitten voor de betaling van uw contributie.

Kosten:

De kosten die verbonden zijn aan onze dienstverlening hangt af van het aantal leden van uw wbe en eventuele specifieke anvullende maatwerkoplossingen. Afhankelijk van uw vraag of behoefte maken wij graag en geheel vrijblijvend een offerte voor u op! 

Nog meer uitbesteden?

Onze dienstverlening is desgewenst ook uit te breiden naar het volledige debiteurenbeheer van uw WBE zodat ook inning van rekeningen voor jachthuur of andere zaken volledig door ons verzorgd kan worden. Ook kunnen wij het volledige penningmeesterschap, al dan niet tijdelijk, voor uw wbe verzorgen. Welke dienstverlening u ook kiest, betrouwbaarheid, integriteit, accuratesse en heldere communicatie staan bij ons centraal!

Interesse? Neem contact met ons op voor meer informatie of een geheel vrijblijvende offerte.